Według definicji, adaptacja społeczno-zawodowa (wprowadzenie do pracy) to proces przystosowania nowego pracownika do stanowiska i środowiska pracy, którego celem jest zapewnienie sprawnego funkcjonowania w obszarze zawodowym i społecznym.

W procesie adaptacji chodzi bowiem o to, aby pracownik z jednej strony przystosował się do treści i warunków pracy na przydzielonym stanowisku, poznał jego miejsce w strukturze organizacyjnej, podział i organizacje pracy w firmie, z drugiej zaś poznał i zaakceptował normy, wartości zasady obowiązujące w całej organizacji oraz jego zespole pracowniczym.

Możemy więc mówić o adaptacji nowego pracownika w dwóch wymiarach- zawodowym i społecznym. Bywa tak, że pracownik dobrze przystosowuje się do powierzonych mu zadań i techniczno- organizacyjnych warunków ich wykonania, czyli materialnego środowiska pracy, ale nie następuje adaptacja warunków społecznych, wyrażających się jakością relacji z przełożonymi, współpracownikami czy też klientami. Możliwa jest też sytuacja odwrotna, w której pracownik nie radzi sobie z wykonywaniem powierzonych mu zadań, pomimo sprzyjających, przyjaznych warunków społecznych.

Występowanie oznak braku adaptacji zarówno zawodowej, jak i społecznej, wskazuje najczęściej na popełnienie błędów w procesie selekcji, przy ocenie kandydata na pracownika i często kończy się odejściem lub zwolnieniem pracownika (o procesie selekcji pisaliśmy tutaj). Rodzi to oczywiście określone konsekwencje w postaci kosztów płynności kadr i obniżonej efektywności pracy w organizacji.

Adaptacja jest procesem złożonym, wielowymiarowym, którego powodzenie zależy zarówno od samego pracownika, jak i działań podjętych przez organizację. W praktyce część firm pozostawia nowego pracownika bez wsparcia działaniami adaptacyjnymi, zakładając, że prędzej czy później zaaklimatyzuje się on w organizacji w sposób samoistny. Ten rodzaj postępowania nazywamy adaptacja spontaniczną, charakteryzuje się samodzielnym zdobywaniem przez pracownika wiedzy o środowisku pracy, w tym zarówno wiedzy o samej pracy, jak i obowiązujących w organizacji normach, wartościach i zwyczajach.  Niekiedy może to prowadzić do uzyskania przez pracownika zafałszowanego obrazu rzeczywistości organizacyjnej na skutek posługiwania się przypadkowymi, szczątkowymi bądź nieprawdziwymi informacjami.

Świadome zarządzanie procesem adaptacji przez kierownictwo organizacji, czyli podejmowanie przez organizacje planowych działań, mających na celu zmniejszenie ryzyka niezaadaptowania pracownika w organizacji to adaptacja kierowana (zorganizowana). Adaptacja zorganizowana ma wiele zalet, takich jak: mniejsze ryzyko odejścia nowo zatrudnionego pracownika, większe poczucie bezpieczeństwa, co zwiększa jego więź z firmą i zaangażowanie w pracę, szybsze uczenie się nowej roli zawodowej oraz krótszy czas trwania procesu adaptacji. Działalność ta wymaga opracowania programu adaptacji pracowniczej, a następnie konsekwentnego jego wdrożenia i realizacji. Wymaga to poniesienia określonych kosztów, związanych z przygotowaniem programu adaptacji oraz jego realizacją. Kierowanie tym procesem jest szczególnie efektywne wówczas, gdy dla nowych pracowników opracowywane są indywidualne programy adaptacji, konsultowane z ich przełożonymi. Jest to szczególnie ważne w stosunku do pracowników młodych, zwłaszcza tych, którzy po raz pierwszy podejmują pracę zawodową.

Adaptacja zorganizowana realizowana jest głównie przez trzy podmioty: bezpośredniego przełożonego, opiekuna i specjalistę ds. HR. Role poszczególnych podmiotów w procesie adaptacji są w stosunku do siebie komplementarne.

Bezpośredni przełożony wprowadza nowego pracownika na stanowisko pracy, informuje o najważniejszych zadaniach realizowanych w komórce organizacyjnej, zapoznaje z innymi członkami zespołu, ustala opiekuna na okres adaptacji, współtworzy program szkolenia na stanowisku pracy, informuje o zwyczajach panujących w zespole i całej organizacji, dokonuje oceny pracownika i przebiegu procesu adaptacji, a po upływie okresu próbnego współdecyduje o przedłużeniu umowy o pracę.

Właściwy wybór opiekuna istotnie wpływa na powodzenie całego procesu adaptacji. Opiekun to osoba, która stanowi oparcie dla pracownika, zapewnia mu poczucie bezpieczeństwa, a zarazem jest współodpowiedzialna za pomyślny przebieg procesu adaptacji. Opiekun ściśle współpracuje z pozostałymi podmiotami adaptacji, tzn. bezpośrednim przełożonym i specjalistą HR. Do obowiązków opiekuna należy służenie radą i pomocą pracownikowi podczas wykonywania pracy, ułatwianie kontaktów z odpowiednimi osobami w firmie i interweniowanie w sytuacjach grożących konfliktem. Opiekunem powinna być osoba uprzednio przeszkolona, charakteryzująca się dużą wiedzą zawodową oraz dobrze znającą historię i kulturę organizacji. Na opiekunów powinni być wybierani pracownicy, którzy posiadają odpowiednie cechy psychospołeczne, takie jak: chęć dzielenia się wiedzą, wysoki poziom komunikatywności, umiejętność współpracy z ludźmi, odpowiedzialność, duża kultura osobista. Zwraca się również uwagę na to, aby między opiekunem a pracownikiem była właściwa różnica wieku. Stwierdzono, iż optymalna różnica wieku wynosi 8-12 lat, gdyż zbyt duża różnica przypomina relację rodzic- dziecko, a zbyt mała składnia do ciągłych porównań i świadomej bądź nieuświadomionej rywalizacji.

Dobrze prowadzona adaptacja zorganizowana wymaga posługiwania się odpowiednio dobranym zestawem instrumentów ułatwiających asymilację zawodową i społeczną nowego pracownika. Do powszechnie stosowanych narzędzi, wspomagających proces adaptacji, zalicza się: specjalnie przygotowane broszury, przewodniki dla opiekuna, informacje w intranecie bądź e-learning, wyjazdy integracyjne, szkolenia wstępne oraz szkolenia wprowadzające na stanowisko pracy. Szkolenia wstępne, w których biorą udział wszyscy pracownicy zaczynający pracę w organizacji, dotyczą najczęściej problemów prawa pracy, bhp i przepisów pożarowych, natomiast szkolenia stanowiskowe mają charakter zindywidualizowany i zależą od rodzaju stanowiska, jego usytuowania w strukturze organizacyjnej oraz znajomości przez pracownika problematyki pracy na stanowisku.

Należy pamiętać o tym, że problem adaptacji dotyczy nie tylko pracowników młodych, pozyskiwanych z zewnętrznego rynku pracy, ale jest on również istotny w procesie doboru wewnętrznego, zwłaszcza wówczas, gdy występuje w wyniku przeprowadzania restrukturyzacji organizacyjnej bądź też przejęć/ fuzji przedsiębiorstw, a więc wielu zmian związanych z alokacją zasobów ludzkich.

Źródło: „Zarządzanie zasobami ludzkimi” H. Król, A. Ludwiczyński.